Logistique


Composition : Fabienne, Guillaume Do, Emmanuelle, Nicolas MJC

Lien Pad prise de notes

Bilan

  • En chiffres
    • 2 buvettes, 110 litres de bière, 15 litres de rosé, 15 litres de jus de fruit, 1 bar à sirop autogéré par les enfants
    • 360 repas préparés avec des produits locaux et avalés goulûment
  • Gros stress au démarrage mais pas d'anicroches pendant les 3 jours, on a géré !
  • Heureusement que la cuisine et la technique son/lumière étaient gérés par des pros
  • Une meilleure gestion des bénévoles : organisation des temps, clarification de la "compensation" de leur implication (gratuité ou non...)

A penser pour la suite

* Logistique
  • Globalement
    • Anticiper tout ce qui est possible, il y aura toujours des imprévus...
    • optimiser le covoiturage
    • de temps off pour organisateurices
    • avoir des postes volants
    • prévoir une journée complète en amont de l'évt sur site à au moins 4-5 pour finir d'installer quitte à pouvoir réellement aller faire un tour à la rivière
    • disponibilité sur portables des référents pendant la durée des rencontres - préparer une feuille en amont avec les coordonnées
    • répartition équilibrée/partage de la charge mentale de l'orga et la montrer. Propositon : S'il s'avère à un moment qu'elle n'est pas équilibrée : ne pas charger de tâches les personnes qui ont la charge mentale (=elles doivent déléguer tout ce qu'il y a à faire et qu'elles ont en tête)
    • Un before avec les bénévoles
    • Prévoir une journée entière de préparation en amont et une journée entière de rangement en aval
    • inscription dans les postes bénévolats indispensables en amont (sur formulaire d'inscription par exemple), ne pas en attendre trop (plus facile de s'engager le jour J) et bien capitaliser sur ce que les gens proposent
    • Ne pas hésiter à avoir une liste où on peut faire passer des demandes collectives de dernière minute en mode le premier qui dit ramène un videoproj ou des ecocups qui anquent, au lieu de faire des demandes bilatérales et demander à ce petit noyau d'être attentif à ce qui s'y passe dans les derniers jours
    • si on le refait à ECOLOC, un vrai partenariat
    • checker ensemble les salles, lieu
  • Accueil
    • y centraliser le matériel et s'obliger à ramener tout le matériel utilisé - ciseaux, feutres, scotch, vp...
    • Accueil nécessite formation donc engagement sur sessions longues donc inscriptions préalables
    • distribution papier plan/prog/infos pratiques aux participant.es ?
    • à organiser en amont
  • Hébergement
    • la gestion du lavage des draps a été simplifiée par la météo ( si mauvais temps ingérable)
    • tableau de gestion hébergement et repas à améliorer
    • conseils et recommandations (feu, draps...) à afficher, à l'accueil, dans les chambres, voir à fournir à la validation de l'inscription
  • Cuisine
    • avoir des pros pour gestion cuisine et technique spectacles
    • donner la possibilité d'acheter du vin à boire à table
  • Technique son doit être assurée par des pros!

  • Matos Globalement
    • Plusieurs boites (participation libre, avis/mots, caisses distinctes (buvette, repas....)..)
    • Ecoloc : avoir plus et amener des tables
    • + de paires de ciseaux
    • de la déco ?
    • micro indispensable
    • pour cette édition gants, gel hydro et masques en trop grande quantité
  • Matos Buvette
    • besoin d'un large stock d'Ecocups
    • du vin rouge
    • de la limonade ?
  • Signalétique
    • Plusieurs plan général + grand - à afficher à plusieurs endroits et réalisés en PAO (pas forcément besoin de facilitation graphique sur ces aspects)
    • Plusieurs programme imprimés - à afficher à plusieurs endroits et réalisés en PAO
    • Afficher provenance producteurs locaux/bio /épicerie dans menus (à voir, on n'est pas restaurateurs)

Les petites notes d'avant


Ce qu'on sait, cf page Où se restaurer / Se loger
  • Les sites réservés sont
    • Ecoloc à Barret sur Méouge du dimanche 02/08 au mardi 04/08 au soir puis à moitié pour des petits collectifs qui souhaiteraient poursuivre sur des temps spécifiques les jeudi et vendredi 06-07/08
  • L'hébergement se fera
    • à Ecoloc, 81 couchages en petites chambres collectives au tarif de 16€ / nuitée / personne
    • Possibilité de poser un véhicule aménagé ou une tente au camping à proximité pour celles-ceux qui le souhaiteraient mais attention besoin de réserver
  • La restauration sera réalisée principalement en mode participatif sous la direction de La Marmite Joyeuse
    • La taille / nombre de places dispos par salles fonction des avancées des règles sanitaires - fait
  • Trouver un gentil volontaire pour monter un CHATON local, cool a priori Framasoft va s'en charger!

Liens vers les différents tableaux :

Orga accueil :
1 personne en continu pendant les 3 jours devant l'entrée principale d'Ecoloc, 4 personnes sur les créneaux du samedi 18-19h, dimanche 9h-10h, dimanche 18-19h, lundi 9-10h
  • Accueil général :
    • vérif inscription et notamment présence mail valide
    • émargement par jour présence + rgpd + droit à l'image
    • paiement : vérif hello asso / contribution consciente péda + nuitées (besoin tarifs adultes / enfants)
    • remplissage tableau récap paiements coordonnées / montants / nb pers / nb nuitées / nb repas
    • si demande fourniture d'une facture inscription/nuitées (si hors helloasso) et d'une facture repas, à donner
    • demande défraiement dans la limite de 150€ :
      • si intervenant et possible établir une facture
      • sinon adhésion indiv (20€) et défraiement du reste (on remplit avec eux une note de frais qu'on garde)
  • hébergement :
    • numéro chambre, draps
    • gestion des petits soucis éventuels
    • inscrire sur tableau chambres
  • repas tickets :
    • expliquer tarifs repas adulte / enfant et tickets buvette
    • donner tickets repas et tickets buvette
    • inscrire sur tableau repas
  • Badges :
    • Donner badges avec instruction : nom, prénom, dessin
    • zigouigoui Sandrine pour lundi matin



A faire :
  • En cours :
    • Contacter les collectivités concernées pour :
      • informer de l'événement
  • Fonction de l'avancée d'Ecoloc trouver une solution simple pour les draps
  • Avoir à dispo 2 switchs 4G pour assurer la connexion internet

  • Très rapidement (fin juin - début juillet)
    • Valider les réseaux qui viennent / ne viennent pas sur le mercredi et après
    • Poser avec Emmanuelle le timing des ateliers / temps cuisine
    • Confirmer à Ecoloc avant le 2/07 les périodes et estimations de nombre de personnes
    • Trouver quelques gentils bénévoles présent.e.s la semaine d'avant

  • Tranquillement en juillet :
    • Rappeler vers le 10/07 le camping de la méouge voir où ils en sont côté remplissage
    • Suivre les inscriptions
    • Préparer une chouette signalétique
    • Préparer tout ce qui aura trait à un accueil super chaleureux et participatif
    • Préparer une jolie déco
    • Gérer du covoiturage ou covélotage
    • Vérifier tous les petits détails de coordination hébergement / restauration / inscription / transports